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NOTIFICACIÓN DE FICHEROS
DEBER DE NOTIFICAR LA CREACIÓN DE FICHEROS SE DEBE NOTIFICAR PARA SU INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS (RGPD) DE LA AEPD


¿QUIÉN LO HACE? El responsable del fichero
¿QUÉ IMPLICA? El compromiso por parte del responsable de que el fichero declarado para su inscripción cumple con todas las exigencias legales.
¿PARA QUE? Permite que los titulares de los datos puedan conocer quiénes son los responsables de los ficheros ante los que ejercitar directamente los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
¿QUÉ COSTE TIENE? Ninguno
¿CUÁNDO?
- Con anterioridad al uso de los ficheros.
- Cuando se producen cambios respecto a la inscripción inicial.
- Cuando cesa el uso del fichero.

La no notificación de la existencia de un fichero supondría una infracción leve o grave, tal y como señala el art. 44 de la LOPD, quedando sujeto al régimen sancionador previsto en esta Ley.
El Registro General de Protección de Datos es el órgano al que corresponde velar por la publicidad de la existencia de los ficheros que contengan datos de carácter personal, con miras a hacer posible el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, oposición y cancelación, regulados en los artículos 14 a 16 de la LOPD. Por ello es el encargado de la gestión de las
inscripciones.
El acceso al Registro es público y gratuito y puede consultarse en la web de la Agencia.
De conformidad con el artículo 39 de la citada Ley serán objeto de inscripción en el Registro:
•Los ficheros de los que sean titulares las Administraciones Públicas.
•Las autorizaciones de transferencias internacionales.
•Los códigos tipo.
•Los datos relativos a los ficheros que sean necesarios para el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.


 

REQUISITOS ÁMBITO PÚBLICO
La creación, modificación o supresión de los ficheros de las Administraciones Públicas sólo podrán hacerse por medio de disposición general publicada en el "Boletín Oficial del Estado" o diario oficial correspondiente (art. 20.1 de la LOPD).
El artículo 20.2 de la LOPD indica los contenidos de la disposición general que también concreta el artículo 54 del Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica
15/1999, de 13 de diciembre de protección de los datos de carácter personal (RDLOPD). La disposición deberá contener:
• La identificación del fichero o tratamiento, indicando su denominación, así como la descripción de su finalidad y usos previstos.
• El origen de los datos, indicando el colectivo de personas sobre los que se pretende obtener datos de carácter personal o que resulten obligados a suministrarlos, el procedimiento de recogida de los datos y su procedencia.
• La estructura básica del fichero mediante la descripción detallada de los datos especialmente protegidos y los datos identificativos, así como las restantes categorías de datos de carácter personal incluidas en el mismo y el sistema de tratamiento utilizado en su organización.
• Las comunicaciones de datos previstas, indicando en su caso, los destinatarios o categorías de destinatarios.
•Las transferencias internacionales de datos previstas a terceros países, con indicación, en su caso, de los países de destino de los datos.
• Los órganos responsables del fichero.
• Los servicios o unidades ante los que pudiesen ejercitarse los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.
• El nivel básico, medio o alto de seguridad que resulte exigible, de acuerdo con lo establecido en el Título VIII del RDLOPD.



Las disposiciones de supresión de los ficheros establecerán el destino de los mismos o, en su caso, las previsiones que se adopten para su destrucción (art. 20.3 LOPD).
El art. 44.3.a) de la LOPD establece que proceder a la creación de ficheros detitularidad pública o iniciar la recogida de datos de carácter personal para los mismos, sin autorización de disposición general publicada en el BOE o diario oficial correspondiente, constituye una infracción grave.
La falta de cumplimiento de todos los trámites citados anteriormente da lugar a que la inscripción no se actualice y el RGPD pierda su exactitud, en detrimento del derecho fundamental del ciudadano en relación con la protección de sus datos personales.

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